Conheça os principais indicadores da área de Contas a Pagar

Conheça agora os principais indicadores da área de Contas a Pagar!

O Contas a Pagar pertence a área do departamento financeiro que gerencia todos os gastos de uma empresa, por exemplo, água, luz, condomínio, aluguel entre outros.  

Esta informação é extremamente importante para os gestores corporativos, pois podem visualizar, de forma rápida e prática, as contas pagas ou que estão pendentes, identificando, o nível de endividamento da empresa e a possibilidade de adquirir novas obrigações no curto prazo. 

No caso de gestão deficiente ou ausência de controle das saídas de caixa, a empresa pode ser prejudicada de modo contundente principalmente em termos de compliance financeiro e, por vezes, legal em virtude de não atender o disposto nos contratos com fornecedores. 

Tendo em vista a importância de conhecer e organizar os gastos, nada melhor que separar as contas considerando o estado do pagamento. É importante classificar os pagamentos em: 

• Previstos: Contas a serem pagas no futuro;
• Programados: Contas a honrar em datas que a empresa conhece e está preparada para cumprir; e,
• Realizados: Contas pagas.

É interessante considerar as despesas por origem, pois, tanto o gestor financeiro quanto a sua equipe pode trabalhar cientes dos prazos das contas considerando a sua origem e grau de relevância, seja pelo ônus do atraso ou pelo impacto que o atraso do pagamento pode causar no funcionamento do negócio. 

Além de manter as contas a pagar organizadas, é imprescindível que a empresa adote outras medidas em prol da eficiência e produtividade do setor, como usar um ótimo sistema de contas a pagar e contar com profissionais especializados. 

Da mesma forma, é altamente recomendável que o gestor monitore o setor empregando indicadores de desempenho específicos. Quer saber quais são os melhores? 

Continue lendo o nosso post! Nele você encontrará 9 indicadores super relevantes para verificar a celeridade e qualidade do trabalho no setor e, também descobrirá, os benefícios de conhecer e aplicar estas métricas.  

#01 Número médio de contas por período

Este indicador permite conhecer o volume de contas que chegam à empresa durante determinado período. 

A informação é muito importante para a boa gestão financeira, pois permite trabalhar com valores próximos aos reais em termos de gastos, lucros e investimentos. 

#02 Custo médio por fatura

Este indicador também nos ajuda a entender o custo das obrigações, porém de forma mais detalhada. Ao conhecê-lo, podemos estruturar ações que melhorem a qualidade do planejamento financeiro, incluindo medidas de corte de custos e negociações com fornecedores. 

#03 Previsão de pagamentos

Caso não conheça detalhadamente as datas de pagamento, corre o risco de pagar juros e correções. Para evitar este tipo de situação e, ainda, afetar o caixa da empresa, o ideal é identificar quando realizar os pagamentos e organizar as contas.

#04 Prazo médio de pagamento 

O principal objetivo deste indicador é evitar a inadimplência. Se o gestor financeiro conta com dados confiáveis sobre o prazo médio de pagamento das faturas recebidas, consegue negociar descontos por antecipar certas quitações e, ainda, pode realocar datas considerando suas necessidades de prazo. 

#05 Prazo de aprovação do pagamento

A aprovação dos pagamentos é um processo que envolve várias áreas. É indispensável que o gestor conheça o status de cada pagamento principalmente para evitar erros, sua duplicidade, a perda de dados e desequilíbrio no orçamento. 

Ao medir o tempo médio de aprovação em cada área, o gestor pode administrar as contas de modo que a empresa não caia na inadimplência.

#06 Prazo de validação das faturas 

No geral, a gestão de faturas demanda uma série de validadores internos. Como os passos costumam ser manuais, podem ocorrer erros e é possível medir o tempo de espera da validação, usamos esta métrica como indicador de eficiência. 

#07 Erros e prazo de espera na gestão de faturas 

É importante que o administrador financeiro do “contas a pagar” conheça a quantidade e o montante das faturas suspensas ou em pausa e as canceladas por duplicação ou porque não cumprem os requisitos da empresa. 

Além disso, deve ter em mente as faturas pendentes de verificação e de aprovação. 

#08 Faturas recebidas, aprovadas e rejeitadas

Este indicador considera o número de contas que a empresa recebeu, aprovou e rejeitou durante certo período. Para facilitar a visualização é importante detalhar cada uma com a data, mês e tipo de fatura. 

Também vale a pena especificar se a fatura apresenta ou não solicitação de compra. 

#09 Custo total por fornecedor

Com este indicador, o administrador financeiro pode controlar as categorias de compras que demandam maior volume de gastos para o negócio.  

Após verificar a situação, e no caso de encontrar algum excesso, o gestor pode recomendar o uso mais eficiente do recurso em questão.

Benefícios de conhecer os indicadores do setor

Veja quais são os principais pontos positivos de conhecer estes indicadores para o seu negócio: 

• Registrar e organizar todas as contas tendo em visto a data de vencimento;
• Classificar as contas considerando a sua prioridade de pagamento;
• Aproveitar descontos por pagamento antecipado;
• Evitar juros e multas por pagamentos em atraso;
• Determinar a melhor data para o saque do pró-labore;
• Promover a saúde financeira da empresa; e,
• Verificar se há obrigações não atendidas.

Prestar atenção nos indicadores não é somente uma medida interessante para conhecer a realidade da área, mas também uma forma muito eficaz de garantir que a empresa tenha solvência e possa, de fato, honrar os seus compromissos com os credores e garantir bom relacionamento com este público. 

Aproveite a visita ao blog para ler outro artigo relevante para este setor: “Business Intelligence na área financeira”.